2026 soll das Jahr sein, in dem Künstliche Intelligenz den Schritt aus der Idee und den Pilotprojekten raus in die Strukturen der Unternehmen macht. Bereits heute ist Künstliche Intelligenz nicht mehr aus unserem Alltag wegzudenken, gerade bei vielen Unternehmen aus dem Mittelstand ist bereits KI in Prozesse integriert. Allerdings stellt sich die Frage, was KI den Unternehmen bringt und welchen Nutzen sie in den Unternehmen schafft. Dafür wurde unser Geschäftsführer Christian Lenner von dem DUP UNTERNEHMER-Magazin interviewt und gibt Einblicke, wie die KI und vor allem die Automatisierung bei uns Wissen und Qualität skaliert.
Einsatzmöglichkeiten der KI
In den verschiedenen Branchen im Mittelstand werden Künstliche Intelligenz oder Automatisierungen in verschiedenen Bereichen eingesetzt. So erfolgt mittlerweile der Erstkontakt eines Kunden mit einem KI-Assistenten, Prozesse können mit einer KI überdacht und neu gestaltet und Abläufe und Prozesse im Versand oder im Lager werden verschlankt. Dies spart Zeit und sorgt für eine höhere Effizienz.
Die Mitarbeiter erhalten durch die Übernahme oder Neugestaltung von Prozessen Freiräume, die sie für die wichtigen Aufgaben nutzen können und somit produktiver werden. Aber nicht nur die Unternehmen und die Mitarbeiter profitieren von diesen Freiräumen, sondern auch die Kunden, die dadurch verbesserte Services erhalten können.
Mut und Struktur sind die Schlüssel
Damit die Umsetzung der KI in einem Unternehmen die Effizienz steigert und sich letztendlich für das Unternehmen lohnt, muss mit Mut und Struktur an die Integration herangegangen werden. Auch bei uns war der Start nicht einfach und wir mussten Mut fassen, diesen Schritt wirklich zu gehen. Die größten Herausforderungen lagen ganz klar in unserem Mindset, so Christian Lenner.
„Gerade zu Beginn gab es im Team die Sorge, durch Automatisierung ersetzt zu werden. Dem sind wir mit transparenter Kommunikation, frühzeitiger Einbindung und kontinuierlichen Schulungen begegnet.
Unser Ansatz war klar: KI soll Mitarbeitende entlasten und ihre Wirkung verstärken, nicht sie ersetzen.“, fährt unser Geschäftsführer fort.
Automatisierung skaliert bei uns Wissen und Qualität
Wir setzen im Unternehmen Automatisierungen im Vertrieb und im Marketing ein. Eine Effizienzsteigerung unserer Abläufe erreichen wir durch KI-gestützte Analysen, strukturierte Follow-Up-Prozesse und die Automatisierung von Lead-Qualifizierungen. Viele damals manuelle Abläufe im Vertrieb konnten wir durch die Einführung von Automatisierung im Vertrieb bereits effizienter gestalten, wodurch wir dort messbar Freiräume für die wichtigen Aspekte schaffen und die Abschlussquote steigern konnten.
Auch im Marketing konnten wir dank der KI-gestützten Analyse und effizienteren Prozesse bei der Erstellung von SEO-Strategien einen größeren Mehrwert für unsere Kunden schaffen. Ebenso hat sich die Fehlerquote bei standardisierten Prozessen, wie der Reporting-Erstellung, gesenkt und unsere Fachkräfte wurden entlastet.
Auf die Frage, welche Automatisierungsmaßnahme strategisch bisher die wichtigste war, antwortet Christian Lenner, dass der konsequente Einsatz von KI entlang der gesamten Wertschöpfungskette die wichtigste Entscheidung war. „Entscheidend war dabei nicht ein einzelnes Tool, sondern ein integrierter Ansatz. Automatisierung skaliert so nicht nur Prozesse, sondern vor allem Wissen und Qualität.“, so Christian Lenner.
Effizienz für mehr Qualität
Die Steigerung der Effizienz bei verschiedenen Prozessen sorgt bei uns für die angesprochenen und erhofften Freiräume, wodurch wir weiterhin eine hohe Qualität für unsere Kunden garantieren können. Messbare Ergebnisse sind bei uns nicht nur bei unseren Marketingkampagnen wichtig, sondern auch bei der Integration von Automatisierung.
Das Interview mit Christian Lenner
DUP UNTERNEHMER-Magazin: In welchem Unternehmensbereich hat Automatisierung bei Ihnen aktuell den größten messbaren Effekt?
Christian Lenner: Den größten messbaren Effekt erzielen wir derzeit im Vertrieb und im Marketing. Durch automatisierte Lead-Qualifizierung und strukturierte Follow-up-Prozesse konnten wir den manuellen Zeitaufwand im Vertrieb um rund 30 Prozent reduzieren und gleichzeitig die Abschlussquote spürbar steigern.
Im Marketing setzen wir KI-gestützte Analysen und Content-Prozesse ein, etwa bei SEO-Strategien und Redaktionsplanung. Dadurch verkürzt sich die Umsetzungszeit neuer Kampagnen um bis zu 40 Prozent, bei gleichbleibend hoher Qualität.
Auch interne Abläufe wie Angebotsvorbereitung oder Reporting sind heute weitgehend standardisiert, was Fehlerquoten senkt und Fachkräfte entlastet.Welche Automatisierungsmaßnahme war für Ihr Unternehmen strategisch bisher die wichtigste – und warum?
Lenner: Strategisch am wichtigsten war der konsequente Einsatz von KI entlang der gesamten Wertschöpfungskette – von der Analyse über die Konzeption bis hin zur operativen Umsetzung und Optimierung. Entscheidend war dabei nicht ein einzelnes Tool, sondern ein integrierter Ansatz. Automatisierung skaliert so nicht nur Prozesse, sondern vor allem Wissen und Qualität. Das Ergebnis ist eine deutlich höhere Produktivität pro Mitarbeitendem und ein klarer Hebel für profitables Wachstum, ohne proportional neue personelle Ressourcen aufbauen zu müssen.
Was war die größte Herausforderung bei der Einführung von neuer Technologie zur Automatisierung – und wie sind Sie damit umgegangen?
Lenner: Die größte Herausforderung lag weniger in der Technik als im Mindset. Gerade zu Beginn gab es im Team die Sorge, durch Automatisierung ersetzt zu werden. Dem sind wir mit transparenter Kommunikation, frühzeitiger Einbindung und kontinuierlichen Schulungen begegnet.
Unser Ansatz war klar: KI soll Mitarbeitende entlasten und ihre Wirkung verstärken, nicht sie ersetzen.Entscheidend für den Erfolg war zudem, jede Automatisierung konsequent an klaren Zielen und messbaren Effekten auszurichten – wie etwa Zeitersparnis, Qualitätssteigerung oder Marge – und nicht an der bloßen Einführung neuer Tools.