Social Media ist nicht mehr nur etwas für Hipster, Jugendliche, Startups, Influencer und Fashion-Firmen. Nein Social Media ist auch für die öffentliche Verwaltung und damit für Behörden und Ämter mittlerweile interessant geworden und dabei geht es nicht hauptsächlich darum sich auf den sozialen Medien zu präsentieren, sondern die User zu informieren.

Warum ist Social Media so bedeutend für die öffentliche Verwaltung?

Die öffentliche Verwaltung kann über die sozialen Medien wie Facebook, Instagram oder Twitter mit so vielen Menschen in Kontakt treten wie nie zuvor. Die einzelnen Behörden und Ämter werden erstmalig gesehen, ohne dass die Menschen zu diesen Orten hingehen müssen. Die Informationen können über die sozialen Medien so viel schneller verbreitet werden als über Radio, Zeitung oder Fernsehen. Die eigene Bekanntheit steht bei einer Social Media Strategie für die öffentliche Verwaltung nicht im Vordergrund, sondern der Kontakt mit anderen Menschen und die Informationsweitergabe.

Vorteile von Social Media für Behörden

Die Vorteile für die öffentliche Verwaltung sind immens. Erstmals können die einzelnen Behörden wirklich schnell und einfach ihre Informationen verbreiten und auch ein erfolgreiches Krisenmanagement führen. Viele der Menschen heute hören kein bis kaum mehr Radio geschweige denn lesen diese die Zeitung, wodurch ein gutes Krisenmanagement über diese Kanäle ausgeschlossen ist. Des Weiteren können die Behörden auch ohne große Probleme dialogische Austausche zwischen sich und den Bürgern generieren.

Gerade durch die Möglichkeit sich immer und überall auszutauschen Fragen stellen, Anregungen vorbringen, Wünsche äußern und Lob bzw. Kritik aussprechen. Auch werden eine gewisse Nähe und ein gewisses Vertrauen zwischen den Bürgern und den Behörden geschaffen, welche mittels der zurzeit gegenwärtigen Kommunikation schlichtweg nicht möglich ist. Des Weiteren erreichen die Behörden über die sozialen Medien die breite Masse viel besser, da mittlerweile sowohl jung als auch alt auf den sozialen Netzwerken unterwegs sind.

Vertrauen schaffen

Damit die öffentliche Verwaltung und damit die dazugehörigen Ämter und Behörden sich ein gewissen Vertrauen in der Bevölkerung aufbauen, dürfen die Behörden nicht nur Faktenwissen und Fakteninformationen verbreiten, sondern müssen dazu auch die eigenen internen Abläufe erklären. Durch die Verbreitung von Wissen über interne Abläufe wird ein Verständnis bei der Bevölkerung hervorgerufen, welches die Grundlage für das Vertrauen in die Behörden und Ämter ist.

Dazu müssen die Informationen, die die Behörden verbreiten aktuell und vor allem auch vertrauenswürdig sein. Sogenannte „Fake News“ gibt es mittlerweile viel zu oft und oftmals fällt die Bevölkerung auf diese Fake News rein, da diese sich als „richtige“ Informationen ausgeben. Durch schnelle Reaktionen und Informationsverbreitungen über die sozialen Medien werden die Fake News, die sich sonst wie ein Lauffeuer verbreiten würden, als das dargestellt was sie sind – falsche bzw. unrichtige Nachrichten.

Dialogischer Austausch zwischen Verwaltung und Bürger

Durch Funktionen wie die Kommentarfunktion oder die Messangerfunktion können die Bürger den Ämtern und Behörden auf einem privateren Weg Fragen und Anregungen zukommen lassen. Diese können von der Behörde direkt und einfach beantwortet werden. Eine weitere Möglichkeit für einen dialogischen Austausch sind die Live-Videos.

Hierbei können einzelne oder auch mehrere Personen einer Behörde oder eines Amtes sich zusammen vor eine Kamera setzen und Live die Fragen der Bevölkerung beantworten. Das Ganze erfordert natürlich auch ein bisschen Mut. Trotzdem können so die Bürger auch mal die Gesichter und die Menschen hinter der Behörde oder dem Amt sehen und durch diesen „persönlichen“ Kontakt werden diese Menschen auch vertrauenswürdiger.

Trotzdem bedarf es eine gewisse Vorbereitung, da gerade unangenehme Fragen oder auch scharfe Kritiken nicht einfach gesperrt oder gelöscht werden können. Die Sprecher müssen sich also darauf vorbereiten, was in so einem Fall dann zu tun ist und wie diese am besten reagieren sollten.

Nachteile der sozialen Medien

Neben den vielen Vorteilen gibt es natürlich auch einige Nachteile, welche wir Ihnen nicht vorenthalten möchten. Ganz zu Beginn muss man sagen, dass Social Media einige Zeit und auch Personal in Anspruch nimmt. Der Content muss überlegt, der passende Text dazu geschrieben und das richtige Bild dazu bearbeitet werden. All das kostet Zeit und bedarf der richtigen technischen Grundlage und Personal.

Dazu muss die DSGVO beachtet werden und gewisse datenschutzrechtliche Vorkehrungen müssen getroffen werden. Viele der Social Media Plattformen kommen aus einem anderen Land und sind daher nicht immer zwingend an die in Europa geltenden Datenschutzrechte angepasst. Da müssen Sie als Teil der öffentlichen Verwaltung natürlich besonders aufpassen.

Tipps für den richtigen Umgang mit Social Media

Wir geben Ihnen einige Tipps mit denen Sie als Teil der öffentlichen Verwaltung auf Social Media starten können.

Ein klares Konzept haben

Bevor Sie mit der eigentlichen Arbeit auf den sozialen Kanälen beginnen können, müssen Sie sich unbedingt vorher darüber Gedanken machen, was Sie überhaupt mit Ihrem Kanal erreichen möchten. Wen wollen Sie mit Ihrem Social Media Auftritt ansprechen? Welche Themen möchten Sie bespielen? Welche Einblicke möchten Sie gewähren? All das muss feststehen, bevor Sie den ersten Post veröffentlichen.

Personal

Für einen guten und beständigen Social Media Auftritt benötigen Sie Personal. Im besten Fall hat das von Ihnen ausgewählte Personal bereits Erfahrungen mit den sozialen Medien gesammelt und kann die Expertise mit in Ihre Behörde bringen. Sie brauchen aber nicht nur jemanden, der sich mit Social Media im Allgemeinen auskennt, sondern auch jemanden der die Bilder bearbeitet oder die Texte verfasst. Auch hier können Sie erfahrenes Personal suchen oder unerfahrenes, welches Sie erst schulen müssen. Sicher ist aber, dass ohne Personal ein Social Media Auftritt sehr schwierig wird.

Auf den Datenschutz achten

Wie bereits erwähnt, sollten Sie sich unbedingt mit den Datenschutzgrundlagen der sozialen Medien vertraut machen und dahingehend abwägen, welche die richtige Plattform für Sie ist. Als Teil der öffentlichen Verwaltung Schwierigkeiten mit dem Datenschutz zu haben wirft kein gutes Licht auf die öffentliche Verwaltung. Daher sollten Sie dort von vornherein drauf achten.

Relevanten Content erstellen

Die sozialen Medien sind schnelllebig. Damit die Beiträge von den Usern gesehen werden, müssen die Beiträge relevant, aktuell und auch anschaulich sein. Beiträge, welche mit Bildern oder Videos veröffentlicht werden, haben im Schnitt eine bessere Reichweite als reine Textbeiträge. Zudem sollte der richtige Ton beim Schreiben der Texte und beim Erstellen der Bilder gewählt werden, damit die Follower diesen auch ansprechend finden.

Erreichbar sein

Das ist die mit Abstand größte Herausforderung auf Social Media. Durchgehend für die Bürger erreichbar zu sein und bei Anliegen oder Problemen schnell handeln zu können. Trotzdem sollten Sie sich dieser Herausforderung stellen und erreichbar sein. So gewinnen Sie auch schnell das Vertrauen der Bürger und werden glaubwürdig.

Fazit

Social Media für die öffentliche Verwaltung ist definitiv nicht zu unterschätzen. Die Bürger erhalten Einblicke hinter die Kulissen der Behörden und Ämter und werden auch verständnisvoller. Zugleich wirken die Behörden auch vertrauens- und glaubwürdiger. Sie erreichen mit einer Social Media Strategie die Bürger, die Sie erreichen wollen und können die Informationen verbreiten, die für diese Bürger relevant sind.

Wenn Sie Fragen zum Aufbau einer Social Media Strategie oder zur Umsetzung einer solchen haben sollten, zögern Sie nicht uns zu kontaktieren. Wir beraten Sie gerne.

Ihr Agenturteam der Agentur Lenner Online Marketing